スケジューリングが上手い人は緩衝材を作る


スケジューリングが上手い人と下手な人の差はどこにあるでしょうか?

仕事の締め切りが間際になって慌てる人。
予想外の仕事が入ってパニックになる人。
ミーティング開始が15分前倒しで焦る人。

予想内、予想外であっても慌ただしく仕事をしている人たちがいます。
そんな人達は決まって、自分の事を「忙しく仕事ができるビジネスマン」といったように思っています。
1日中せわしなく働くことが美しいとさえ思っているのです。

ところがスケジューリングが上手なビジネスマンは上記のようなミスはありません。
常に時間に対して緩衝材を十分に設けているからです。

例えば、10人が10日で終わる仕事があったとします。
スケジューリングが下手な人は、この仕事の完了日は10日後とします。
これが大きな間違いなのです。自分1人で10日で終わる仕事は10日で終わる可能性もありますが、多くの人が関わる仕事は、期限がずれ込む可能性が非常に高いのです。

10人のうちの1人、2人が仕事を休んだり、何らかのトラブルで仕事を予定通り進められないかもしれません。
仕事の内容にもよりますが、この場合は少なくとも10人で10日+2日とカウントするべきです。

10日時点で、仕事が完了していないという場合でも残りの1日で、「人員を増加させる」「作業時間を大幅に伸ばす」などとして、利用できます。
残りの半日で、完成させて余った時間で仕事が正しく行われているか確認できます。
このように確実に仕事が進まない事を考慮して十分に緩衝材を設けることが必要です。

自分ひとりの仕事でもそうです。
重要なミーティングや仕事であれば、あるほと時間の緩衝材を増やします。
友人と夜に飲みに行く待ち合わせは5分前位着けば良いですね。
上司との打ち合わせは?最低でも10分前には集合場所にいるべきですね。

では、他社の得意先との初めての打ち合わせは?
この場合は30分前には着いていて、当日必要な資料の確認など行うべきですね。トイレに行っておくのも良いです。

更に重要な大規模な撮影や、演奏、芸能人、モデルなど代わりの一切効かない、代替の日を用意することが難しい仕事。
30分では、もし電車が遅れたら、事故に巻き込まれたら、それで遅刻してしまいます。

この場合は早朝に現地入り、もしくは前日の夜にはいるべきです。
だいたい間に合わないというのは交通事情によるものが大きいです。
21世紀でさえ、少し雨が強かったり、雪が降るだけで新幹線、航空機まで止まってしまいます。
都内で雪が降った時は、スタッドレスタイヤを持っていない車で大渋滞が起こりました。
そういった意味からも、本当に重要な仕事であれば、交通渋滞があっても間に合う時間に出発するべきですね。

本当に大物であれば、電話一本で代替の人やスタッフを現地に送り込めるので、そこまでする必要は無いですが…。
中堅のビジネスマンであれば仕事に遅れることのないようにしたいですね。